O Sistema Organizacional - Administração

Para entendermos o sistema organizacional é necessário entender o que é sistema, suas funções e seus conceitos, a seguir seguiremos em um campo aberto, por onde o sistema organizacional da administração atua.

O sistema

Certo (2003) define sistema como: “um conjunto de partes interdependentes que funcionam como um todo para algum propósito”. É uma combinação de elementos que forma um todo unitário.
Chiavenato (2004) destaca que os elementos, as relações entre eles e os objetivos (ou propósitos) constituem os aspectos fundamentais da definição de um sistema.
Os elementos que constituem um sistema são:

• Entradas: são os elementos necessários ao funcionamento do sistema e que o sistema recebe de seu mundo exterior. As entradas não fazem parte do sistema, elas vêm de fora do sistema e são necessárias para que ele exista;
• Caixa-preta: local onde acontece um processo ou vários processos, e cujos elementos são desconhecidos por quem está fora do sistema, ou seja, eles só podem ser conhecidos ao se abrir a caixa-preta (Caixa-preta é um conceito parecido com a caixa de gravação de aviões). Quando acontecem acidentes, a primeira providência é procurar a caixa-preta, ou seja, descobrir o que se falou minutos antes do avião cair. Mas, deixa para lá. Não vamos falar de coisas ruins. Voltemos aos elementos do sistema;
• Saídas: são os elementos produzidos pelo sistema, ou seja, o resultado final do processo realizado dentro da caixa-preta;
• Retroação: é a ligação entre as saídas e as entradas. Também chamada de retroinformação. Lembra Chiavenato (2004) que a retroação serve para comparar como o sistema funciona em relação ao padrão esperado. Quando ocorre alguma discrepância, a retroação incumbe-se de regular a entrada para que a saída se aproxime do padrão esperado.

Há a retroação positiva – uma ação estimuladora da entrada. Explicando de outra maneira, retroação positiva é a satisfação com uma avaliação do resultado que reforça a escolha das entradas.
Já a retroação negativa é inibidora das entradas, como resultado de uma não satisfação com os resultados obtidos na saída.

É importante lembrar que muitos autores preferem utilizar o idioma inglês ao se referir aos elementos do sistema: Inputs para entradas; Outputs para saídas; Black-box para caixa-preta; e Feedback para retroação.

Teoria Geral dos Sistemas

Quase todas as coisas que existem são sistemas. Uma batedeira, por exemplo, é um sistema eletrônico. Uma flor é um sistema botânico e um ser humano é um sistema fisiológico e psicológico.
O conceito de sistema surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy que, segundo Chiavenato (2004), integra a Teoria Geral dos Sistemas.
Essa Teoria se fundamenta em três premissas básicas:

1. Os sistemas existem dentro de sistemas. Cada sistema é constituído de subsistemas e ao mesmo tempo compõe um sistema maior chamado de suprassistema. No nosso exemplo, você, um sistema, é constituído de subsistemas como: sistema respiratório, sistema circulatório e outros. E também faz parte de um suprassistema como o sistema educacional ou se quiser pensar em termos físicos: sistema familiar e até sistema solar.
2. Os sistemas são abertos. Todo sistema pertence a um ou mais suprassistemas. Ao conjunto dos suprassistemas que você integra chamamos de ambiente. O ambiente é também o local onde os sistemas buscam energia para continuar existindo. No nosso exemplo, a lanchonete que você frequenta é um ambiente no qual você adquire alimentos (entradas), fonte de energia dos seres humanos.
3. As funções de um sistema dependem de sua estrutura. Cada sistema tem um propósito que buscará atingir na interação com outros sistemas do ambiente. Você está fazendo este curso, que pertence ao sistema educacional brasileiro de ensino à distância, por alguma razão que pode ser, por exemplo, uma melhor formação profissional.

Características dos sistemas

Os sistemas apresentam características que existem no sistema como um todo e não existe em seus elementos em particular. Duas características básicas de um sistema são:

• Propósito ou objetivo. O sistema existe para alcançar uma finalidade.
• Globalismo ou totalidade. Uma mudança em um subsistema do sistema produz mudanças em todos os outros subsistemas. 

Chiavenato (2004) afirma que o conceito de sistema permitiu uma visão compreensiva e abrangente de um conjunto de coisas complexas como a organização.

Para Silva (2001), quando uma organização é examinada a partir da perspectiva de sistema, uma atenção especial é dada tanto aos elementos como à interação, ou seja, nenhuma parte de uma organização pode ser compreendida, se a relação desta com as outras partes não for examinada. Por isso a visão da organização como um sistema, antes de tudo, favorece a aplicabilidade ao mundo real.
E como afirma Maximiano (2000, p. 369):

A ideia de sistema – elementos que interagem e se influenciam, agregados em conjuntos ou todos complexos – é a essência do enfoque sistêmico. É ideia simples, mas de grande influência na formação intelectual do dirigente e de todos os tipos de profissionais do mundo moderno. O enfoque sistêmico oferece ao administrador uma visão integrada das organizações e do processo administrativo, e uma ferramenta para organizar sistemas que produzam resultados.

Então, enxergar uma organização como um sistema facilita sua compreensão e apoia as tomadas de decisão do administrador

Entradas do sistema organizacional

Note que no sistema organizacional as entradas são recursos, que compreendem elementos físicos como matéria-prima, máquinas e equipamentos; e abstratos, como a tecnologia no sentido de “conhecimento de como fazer”, informações e outros. Os recursos humanos também são entradas
necessárias ao funcionamento do sistema, assim como os recursos financeiros. Ou seja, as entradas constituem-se em tudo que é necessário para o processo que se dá dentro da caixa-preta acontecer.

Caixa-preta ou process o do sistema organizacional

Os sistemas têm processos que interligam os componentes e transformam os elementos de entrada em resultados. Por exemplo, recursos materiais se transformam em produtos. Como afirma Maximiano (2000), todas as organizações usam recursos humanos, materiais, financeiros, porém um banco é diferente de uma lavanderia ou de uma igreja, e, ainda, um banco é diferente de outro. Isso se deve aos diferentes processos internos e nos resultados de cada um. Portanto, o que define um sistema é o seu processo, e não apenas as entradas e saídas, que podem ser muito semelhantes em todos os sistemas.

Saídas do sistema organizacional

As saídas são os resultados dos processos que ocorreram na caixa-preta do sistema. Um dos resultados que o sistema busca são os objetivos. Para o sistema empresa, as saídas são os produtos e serviços, lucro ou prejuízo, satisfação dos clientes, participação no mercado, e muitos outros resultados que podem ser planejados pelos administradores.

a. Subsistemas: a caixa-preta do Sistema Organizacional é constituída por quatro subsistemas: Produção, Recursos Humanos, Marketing e Finanças, que correspondem às atividades básicas sugeridas por Fayoll, aquele autor que você estudou no módulo sobre a evolução do pensamento da Administração.
Cada um dos subsistemas tem seus objetivos, que correspondem ao propósito de suas especializações. Entretanto, não podem trabalhar separados! Se isso ocorresse, seria como se o nosso coração resolvesse” parar de bater enquanto os outros subsistemas que compõem o corpo humano continuassem a funcionar. Isso de nada adiantaria. O sistema corpo humano entraria em colapso. E é
exatamente isso que acontece quando morremos. O mesmo acontece quando a Produção, por exemplo, não trabalha em sintonia com Marketing, esse é o caso no qual a empresa pode ter problemas de sobrevivência.

Quando os subsistemas trabalham em harmonia, chamamos isso de sinergia.
Em outras palavras, se o Marketing e a Produção puderem completar o trabalho do outro, um irá influenciar o outro até que o resultado será maior do que a simples soma do trabalho de cada um.

b. Ambiente: todas as coisas que circundam o sistema. De acordo com o grau de controle que a organização tem sobre ele, é classificado em:

I. Ambiente geral: também chamado de Macroambiente, é constituído por forças externas sobre as quais a organização não tem poder de decisão ou controle. Essas forças afetam o desempenho da organização por isso precisam ser acompanhadas, em especial quando há mudanças. As principais forças do macroambiente são:

• Forças econômicas: a renda dos consumidores, o comportamento dos agentes econômicos, a distribuição da riqueza, a disponibilidade de capital, a expansão ou a recessão econômica são alguns dos elementos que constituem essas forças;
• Forças sociais: a distribuição etária, a taxa de crescimento e composição étnica, o perfil psicológico dos consumidores, valores, crenças são exemplos dessa força;
• Forças tecnológicas: são constituídas por conhecimentos e informações práticas sobre produtos e processos, conhecimentos atuais e tendências;
• Forças políticas: essas forças podem incluir desde os acontecimentos de uma época de eleição até a legislação criada por quem tem esse poder. Envolve a legislação trabalhista, acordos internacionais de comércio, sistema de governo e muito outros elementos da sociedade humana;

II. Ambiente de tarefas: também chamado de Microambiente, é aquele constituído por agentes próximos à empresa e com os quais ela deve se relacionar. São eles: os clientes, os concorrentes, os fornecedores e os órgãos reguladores. Esses últimos possuem essa denominação porque na prática regulam a ação da empresa, são representados por órgão governamentais federais, estaduais e municipais, e por grupos de interesse como sindicatos, órgãos de defesa ambientais, de defesa do consumidor e ainda do setor financeiro como bancos e instituições financeiras.