O Ambiente do Sistema Organizacional

Ressaltamos a influência do ambiente sobre a sobrevivência e crescimento do sistema organizacional, destacando nesse processo o papel da informação.

Coelho (2008) explica que de 1960 até os dias atuais, foram empreendidos diversos estudos administrativos que buscaram formas para melhorar o desempenho da organização, aumentar a produtividade e os lucros.

Isso aconteceu porque as empresas nesse período se defrontaram com significativas mudanças da sociedade e com diversos fatores resultantes dessas mudanças.

Destaca Alvin Toffler, especialista em apontar tendências para o futuro e autor dos best-sellers O Choque do Futuro e A Terceira Onda, que tanto as pessoas como as organizações deverão enfrentar mudanças cada vez mais rápidas e intensas.

Mudanças no ambiente geral ou Macroambiente

O ambiente geral da organização é constituído de forças externas sobre as quais a organização não tem poder de decisão. Desde a década de 1960, esse ambiente tem mudado profunda e rapidamente. É de se esperar, então, que os administradores se dediquem cada dia mais a monitorar as mudanças do ambiente, buscando antecipar as tendências e as novas regras do jogo da sobrevivência do sistema organizacional. 

Os elementos do ambiente geral que mais merecem esse acompanhamento são:

1. Forças tecnológicas: a evolução da tecnologia pode afetar as técnicas de produção, a realização do trabalho e a forma e função de produtos e serviços. No passado recente, as maiores mudanças destas forças ocorreram como resultado dos avanços da informática, da indústria farmacêutica e do setor agropecuário. É importante destacar que as mudanças tecnológicas geram mudanças sociais, políticas e culturais na medida em que criam novos produtos, processos e novos hábitos de consumo;
2. Fatores econômicos: a globalização dos mercados é um dos processos econômicos que tem obrigado as empresas a enfrentar uma competição cada dia mais acirrada. Somado a esse fato, a economia do país em um dado momento pode estar crescendo ou em depressão. No primeiro caso, as organizações procuram aproveitar a oportunidade para expandir seus negócios, já no caso de depressão, será obrigada a rever seus planos de expansão. Além disso, simples mudanças na conjuntura econômica em variáveis como: taxas de inflação, taxas de desemprego, crescimento do PIB, e outras, podem servir de oportunidades ou ameaças para o sistema organizacional. Por isso, as organizações devem acompanhar os indicadores econômicos de modo a minimizar ameaças e aproveitar oportunidades;
3. Fatores políticos/legais: as organizações também precisam se adaptar às leis e à política do local onde atuam como as de proteção ao consumidor, ao funcionário e ao meio ambiente, regulamentos de saúde pública, tributos e outros. Uma mesma lei pode ser uma ameaça ou uma oportunidade de novos negócios, como uma lei antipoluição. Com uma nova lei mais severa de controle da poluição, algumas empresas precisarão adquirir novos filtros, que pode elevar seus custos, e outras poderão fabricar esses equipamentos, aproveitando a oportunidade;
4. Fatores Socioculturais: como visto no caso do laquê, as sociedades evoluem. Há mudanças de valores e de comportamentos que afetam as vendas e o uso de produtos e serviços. Quem ainda utiliza lenços de tecido? Nas sociedades atuais cresce o número de mulheres no mercado de trabalho que “terceirizam” os cuidados com os filhos, ao utilizar babás, creches, aparelhos de distração como TV, videogames e outros. Essa e outras mudanças no comportamento social e cultural que surgiram ou que venham a acontecer devem ser acompanhadas pelos administradores, pois são excelentes oportunidades para o lançamento de novos produtos e serviços. 

Na síntese de Maximiano (2000, p. 382) temos: 

No Macroambiente, encontram-se organizações, processos e eventos sociais,  tecnológicos, institucionais, demográficos e políticos, entre outros. Esses processos afetam a maioria das organizações, ou todas as organizações que compartilhem algo, tal como os mesmos clientes, ou a mesma tecnologia. Sua ação ou seu comportamento pode ajudar ou prejudicar a organização. De acordo com o enfoque sistêmico, é importante reconhecer e avaliar a atuação desses componentes do macroambiente (...)

Mudanças no ambiente de tarefa

Este é o ambiente imediato onde a organização atua. É constituído por pessoas ou instituições com as quais a organização se relaciona para operar. É também onde ela extrai suas entradas e depositam suas saídas (observe a Figura 5).

O ambiente de tarefa é constituído de:

1. Clientes: são pessoas ou organizações que compram o que a empresa oferece (saídas). Cada organização possui um “público-alvo” para o qual é destinado o esforço para atrair, agradar ou manter. As falhas em acompanhar as mudanças do público-alvo podem comprometer os resultados;
2. Competidores: são outras organizações que buscam o mesmo objetivo da empresa por outros caminhos e concorrem com ela por recursos e consumidores. Com a globalização dos mercados, potencialmente os concorrentes podem surgir de qualquer parte do mundo;
3. Fornecedores: são organizações que fornecem os recursos necessários para as operações da empresa. Há os fornecedores de materiais, os fornecedores financeiros (instituições bancárias), os fornecedores de recursos humanos (agências de emprego) e outros. Fornecedores desempenham um importante papel na cadeia de produção, pois qualquer falha deles pode comprometer o produto ou o serviço da empresa;
4. Órgãos reguladores: estabelecem limite às operações da organização. Todas as organizações são controladas por outras organizações que fiscalizam as suas atividades. Por exemplo, os sindicatos, as associações de classe, órgãos do governo federal, estadual e municipal, órgãos de defesa do consumidor e outros controlam as atividades das organizações com fins lucrativos;
5. Parceiros estratégicos: empresas que trabalham juntas para facilitar a venda, distribuição ou divulgação dos produtos e serviços de ambas. A NUMMI (New United Motor Manufacturing) é um dos mais famosos exemplos de parceria. A Toyota tinha muito interesse no mercado americano e em trabalhar com funcionários americanos. Após sucessivas negociações, a General Motors decidiu pela aliança com a Toyota;
6. Distribuidores e concessionários: a busca da qualidade total coloca os distribuidores e concessionários como integrantes externos do sistema organizacional. Eles são fundamentais para a satisfação das necessidades dos clientes. Embora o controle sobre esses distribuidores e concessionários possam variar de maior ou menor influência, é comum a empresa fornecer a eles treinamento de seus funcionários para o atendimento do cliente, manutenção de peças de reposição e identidade visual, como é o caso das concessionárias de veículos;
7. Sindicatos de empregados: de acordo com Maximiano (2000, p. 381), “Manter boas relações com os sindicatos é uma das marcas de uma administração saudável”. Aliás, quando a organização não reconhece corretamente o valor de seus recursos humanos, são os sindicatos que têm a responsabilidade de vir em defesa deles.

Qualquer mudança no ambiente de tarefa reflete imediatamente no sistema organizacional.

Mas, ao contrário do ambiente geral, que a organização não tem como atuar, o ambiente de tarefa permite que a organização reaja ou se antecipe às mudanças.

Por isso é fundamental que a organização acompanhe as mudanças, porque só em reconhecer os elementos ambientais relevantes ao negócio já diminui com isso a incerteza quanto ao futuro.