São ferramentas essenciais para atingir os objetivos planejados. São estas as ferramentas que o administrador disporá para ter a capacidade de interagir com as pessoas envolvidas no projeto e levar adiante sua execução. Com elas é possível reorganizar, abortar se necessário, corrigir ou mudar o curso em busca dos resultados esperados e planejados.
O planejamento é a base principal do jogo, você antecipa sua jogada por estratégia, planejamento, visão de futuras jogadas e, acima de tudo, a intuição da jogada do seu adversário.
Assim é a organização, um verdadeiro tabuleiro de xadrez, onde o planejamento e estratégia andam juntos, e continuamente proativos às mudanças e adversidades no mercado.
Vamos estudar, pensando como um jogador hábil e como um adversário astuto, porém, antes disso, vamos conhecer os conceitos necessários para iniciarmos o grande torneio.
Das teorias administrativas, Administração por Objetivos (APO), nasceu em 1954, a partir da publicação do livro The Practice of Management, de Peter Drucker, cujo modelo apregoava o controle sobre desempenhos na organização, principalmente nos casos de crescimentos repentinos, para se evitar “bolhas” ou crescimentos insustentáveis da empresa.
Drucker se preocupava, contudo, para não perder as rédeas do crescimento, do planejamento e do controle administrativo, que devem estar em sincronismo para se chegar aos objetivos traçados.
O APO nasce na necessidade desta integração, evitando o isolamento tanto de um como de outro, e também, uma forma de divisão da responsabilidade e comprometimento de cada função, participação e conjunto para o cumprimento de metas e objetivos.
Para resumir a função do APO, dizemos que para sua realização é preciso:
- Definir metas e objetivos;
- Planejamento e avaliação;
- Os participantes (toda hierarquia) definem as prioridades;
- Determinam metas e objetivos a serem alcançados;
- Mantém o controle contínuo da operação.
Com sua aplicação, prever o futuro em suas operações passa a ser menos nebulosas, que em uma operação normal sem os atributos e aplicações do APO.
Partindo da Administração por objetivos, complementamos com o Planejamento Estratégico e Planejamento Operacional, onde teremos uma visão mais apurada de suas utilizações e da necessidade de sua implantação nas administrações, que perduram nos dias atuais.
Vários autores, que neste módulo destacamos (Chiavenato, Lacombe e Heilborn, Drucker e Maximiano), contribuíram como facilitadores no entendimento deste novo segmento, como ferramenta de suporte à administração geral.
Administração por Objetivos
Os princípios e características básicas do APO como processo, está no trabalho conjunto entre gestores e colaboradores focados no objetivo principal, onde o comprometimento no resultado deverá ser monitorado sempre, para que se necessários, sejam possíveis ajustes durante o processo.
A grande vantagem do APO é a integração entre os conjuntos gestores e operacionais, onde cada função, atividade, no processo é antecipadamente determinada de forma a distribuir relativamente, a responsabilidade, que culmina no comprometimento no cumprimento das metas.
Chiavenato (2004, pp. 228-229) descreve o passo a passo da integração e suas características entre gestor e subordinados, que de forma resumida apresentamos a seguir.
A APO trabalha dentro do seguinte esquema:
Operacionalização
1. Gerente e subordinados se reúnem para discutir os objetivos, cada um assumindo seu papel;
2. O gerente se compromete em apoio e recursos para a execução pelos funcionários;
3. O subordinado executa e cobra pelos recursos;
4. Avaliação constante pelo gerente e subordinados, quanto as metas e operacionalidade;
5. Avaliado periodicamente por ambos, reavaliação ou redimensionamento operacional.
Características:
a. Estabelecimento conjunto de objetivos entre o gerente e o seu superior;
b. Estabelecimento de objetivos para cada departamento ou posição;
c. Interligação entre os vários objetivos departamentais;
d. Ênfase na mensuração e no controle de resultados;
e. Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos;
f. Participação atuante das gerências e dos subordinados;
g. Apoio intensivo do staff.
Notamos assim, que a integração, o conjunto nas análises, estudos de metas e objetivos, somente é possível a partir da integração entre gerência e subordinado.
É imprescindível o acompanhamento contínuo pelas partes, reavaliando o processo, e se preciso, readaptar, mudar ou complementar com ações corretivas para que não fuja dos objetivos preestabelecidos.
Na atual e moderna administração, os gestores não se isolam hierarquicamente de seus subordinados, e, sim, integram-nos na responsabilidade pelos resultados, criando uma cumplicidade e dá maior segurança na obtenção de resultados.
Seguramente, consideramos esse um dos principais resultados da aplicabilidade deste sistema.
Vistos os conceitos e princípios da Administração por Objetivos, podemos, agora, aprofundar nos conceitos e prática do Planejamento Estratégico e Planejamento Operacional, partes integrantes como ferramentas para a obtenção de resultados positivos na administração.
Atenção
APO – Administração por Objetivos
É uma técnica administrativa que enfatiza os objetivos, finalidades e resultados em lugar do processo administrativo (meios). Em vez de como administrar enfatiza o porquê ou para que administrar (Chiavenato, 2004 p. 2514).
Planejamento Estratégico
O planejamento estratégico (PE), em um mundo globalizado, é a ferramenta imprescindível ao gestor e administrador, imprescindível também à necessidade de se conhecer as suas funções e os seus limites, para não fazer dele uma ferramenta de gestão desvalida e que seja, ao mesmo tempo, flexível para notar as mudanças à sua volta.
Seu objetivo maior é dar suporte municiando o administrador de informações precisas e diversas para as tomadas de decisões de forma a se antecipar as mudanças que ocorrem no mercado e consequentemente, na estrutura organizacional; desta forma, evitando atropelos e as armadilhas
pelo imediatismo das empresas.
Essas mudanças constantes, e a utilização destas ferramentas, possibilitam e facilitam a empresa se adequar ao mercado e às novas condições adversas, por que passa.
Alguns itens iniciais são necessários para sua elaboração, no estudo como análise de viabilidades:
- Informações: é o primeiro passo para o planejamento estratégico. É com a informação, que abrirá caminho para uma análise e um diagnóstico para nutrir as metas e nortear os objetivos, pois com isso em mãos, é possível se antecipar aos acontecimentos de forma proativa e criar meios reativos para não perder o foco de planos estrategicamente alinhavados.
- Ambiente macro e micro: é importante ser feito o diagnóstico, levando em conta o micro e macroambiente da organização. No macroambiente, atuam os concorrentes, fornecedores, indicadores econômicos, política econômica, aspectos legais, tecnologia e mercado consumidor. No microambiente é a empresa propriamente dita e onde tem a sua atuação.
- Ambiente Interno: diagnosticar os pontos fortes e fracos da empresa, no que tange ao produto, preços, mercado consumidor, custos, para que se saiba exatamente com quais recursos ele pode contar para fazer o PE, delineando assim sua capacidade competitiva. É muito importante também, o estudo e avaliação constante de suas áreas funcionais, que abrangem praticamente, todos os setores e departamentos na organização, tais como: diretoria, departamentos de compras, vendas, marketing, pesquisas e desenvolvimentos, departamentos financeiros, produção, estoques, logística e outros que, dentro desta perspectiva, se analisa desempenhos, pontos fracos e sugestões minimizadoras, para que seus efeitos não criem situações de riscos (agir proativamente).
De posse das informações, o passo a seguir é a definição da missão e dos objetivos a serem atingidos, e apresentar para tanto, baseado nos recursos, de forma clara e explícita, de onde quer chegar.
Maximiano (2000, p. 225) aponta algumas situações cruciais a serem atentadas e questões a serem discutidas e respondidas, para se tomar decisões estratégicas; são as seguintes:
- Quem são e quem devem ser nossos clientes?
- Quais são as expectativas do ramo de negócios que escolhemos?
- Quais as nossas vantagens competitivas?
- Quais são as vantagens de nossos concorrentes?
- Quais são os recursos que tornam viável nossa missão?
- Temos competências singulares?
- Devemos desenvolver nossos próprios recursos, ou procurá-los no ambiente externo?
- Qual a hora certa de agir?
- Devemos tentar controlar o ambiente, ou ser flexíveis e nos adaptar?
- Há nichos que outras organizações não exploraram?
- Devemos procurar a verticalização?
- Devemos diversificar ou nos especializar?
Quando se consegue responder a maioria destas questões apontadas pelo autor, metade do caminho e das interrogações que ficam no ar, se dissiparam. Mãos à obra, podemos começar nosso Planejamento estratégico e iniciar sua operacionalidade.
Atenção
Conceito de Planejamento Estratégico:
Maximiano (2000, p. 203) conceitua: “O processo de PE consiste em definir objetivos para a relação com o ambiente, levando em conta os desafios e as oportunidades internos e externos. O processo de PE afeta a empresa em longo prazo, porque compreende as decisões sobre produtos e serviços que a organização pretende oferecer e os mercados e clientes que pretende atingir”.
Segundo Kotler (1992, p. 63), “planejamento estratégico é definido como o processo gerencial de desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades de mercado”.
Planejamento Tático ou Operacional
Preocupa-se com “o que fazer” (tarefa/atividade) e com o “como fazer” (método).
Vamos recordar o início da unidade, do tabuleiro de xadrez.
Você deve analisar cada jogada do seu oponente, criar, avaliar situações mediatas e futuras para sua tomada de decisões que norteará suas próximas jogadas.
Muito bem, depois de avaliadas, é hora de jogar firme, usando de todas as informações necessárias para o próximo passo.
Vamos operacionalizar o planejamento estratégico, está e a hora de sua formalização.
Primeiramente, definir a atuação e participação de cada componente do plano (pessoas, departamentos, recursos) para assim, iniciar sua aplicação.
A atuação das áreas funcionais envolvidas deve ser clara e objetiva, onde a participação de cada um deve respeitar e cumprir seus limites e seus comprometimentos, para não ocorrer imprevistos durante a sua aplicação.
Dessa maneira, pensemos como empresa, a distribuição de tarefas, decomposições dos objetivos, estratégias e políticas, como um mapa, a ser seguido à risca, para não se perder pelo caminho.
Esse é o momento da operação tática, que fortalecerá as tomadas de decisões em busca dos resultados esperados.
Atenção
Conceito de Planejamento Operacional:
Para realizar os objetivos estratégicos e administrativos, é preciso definir atividades e recursos. Esse é o domínio do PO. O processo de PO consiste em definir como realizar os objetivos (maximiano , 2000, p. 248).
Ainda o mesmo autor, PO – “Definem as ações específicas que permitem realizar os objetivos dos níveis anteriores (estratégicos organizacionais e funcionais)” (Maximiano, 2000, p. 237).
Note que a concentração no jogo de xadrez, não acaba em cada jogada, mas, sim, neste tabuleiro, em cada uma que você fizer, fará o seu oponente estudar, analisar, reordenar, remanejar, e isto é o que ele fará e ao mesmo tempo, estará mensurando os feitos que você poderá criar e surpreendê-lo.
Assim, até que a partida se finalize, obviamente, com o resultado que você esperava: sua vitória, e no caso da organização, onde todos esperam o sucesso e a satisfação dos objetivos previamente delineados.
Atenção
Planejamento Operacional tem como objetivo, explicar as estratégias funcionais – são realizadas por meio dos planos operacionais, utilizando-se de técnicas para sua identificação, sequenciamento, programação e orçamentação de atividades (Maximiano , 2000, p. 236).
Quando você pensar em um planejamento estratégico, você deverá ter em mente um objetivo, e para tanto, você deve elencar as necessidades, recursos, e administrar como chegar até ele.
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