Pilares da Administração

Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: planejar, organizar, controlar, coordenar.

Vamos por conceitos de cada uma delas:

Planejamento

Antes de iniciar qualquer processo, é necessário uma análise antecipada de quais os objetivos propostos, independentes da atividade. O planejamento dará sustentação à realização desse processo, avaliando custos, tempo de execução, formas e operacionalização, bem como políticas a serem adotadas para o resultado final ser o mais próximo ao esperado.

O planejamento é intimamente ligado à estratégia, deve-se saber os objetivos e os resultados, se preciso, recrutar o envolvimento, de todas ou parte, das áreas da organização. A forma de obter resultados esperados é fazê-los acontecer.

Para que seja possível a estratégia no planejamento é preciso alguns cuidados e orientações. Como princípios básicos para seus efeitos são necessárias informações para criar uma espinha dorsal. Essa espinha nutrirá toda sequência do planejamento, a interpretação e análises dos dados, as habilidades nas decisões e o papel fundamental para isso. É a perfeita junção da capacitação e conhecimento para o processo que direcionará aos resultados esperados.

Tipos de Planejamento

• Estratégico: normalmente sua execução é mediata e de longo prazo, dependendo da natureza, objetivos e operacionalidade e, acima de tudo, das prioridades elencadas pela organização em decorrência aos impactos possíveis no projeto organizacional.
• Tático: execução em médio prazo. O objetivo é traduzir, tornar claras as decisões estratégicas como efetivas e sua implementação pelos mais diversos setores ou departamentos envolvidos e de forma focada e específica, possibilitando assim, tomadas de decisões mais acertadas e com índice menor de erros. No tático, existe um menor nível de incerteza para as tomadas de decisões.
• Operacional: são os recursos e esforços direcionados, aplicados em cada setor preestabelecido. É uma ação em curto prazo, com menos dificuldades decisórias (pois são acompanhadas e revisadas em periodicidade maior), diferente da anterior em médio prazo. Suas decisões são técnicas, contrário às estratégicas, que podem ter cunho político inclusive.

Organização

É a alocação dos recursos existentes, a realização do processo de forma equalizada. Conceitua-se também como a arrumação de forma consciente, ordenada, que se possa, dentro do tempo e operacionalidade, estar a pronto para o perfeito andamento, de acordo com o planejado para sua execução.

Considera-se a organização como um dos fatores principais para a eficiência da operação como também, da eficácia em seus resultados.

Dispor da estrutura e este conjunto de recursos requer disciplina e otimização em que se deve pautar coerência entre os fatores organizacionais, recursos financeiros, políticas adotadas, hierarquia e a participação da departamentalização, onde cada um terá papel preponderante no sucesso organizacional.

Direção

A forma de se convergir aos resultados planejados e propostos é dirigir, criar meios de orientações direcionadas, para que não se perca o rumo ou não se atenda às normas especificadas para a realização do processo.

Nesse contexto, dirigir é moldar a cooperação entre todos e a utilização correta das ferramentas dispostas, e também, a motivação das pessoas envolvidas, a atmosfera ambiental, das potencialidades individuais com o sincronismo à missão e tarefas voltadas à realização e apuração dos objetivos propostos.

Para dirigir, quando os envolvimentos de vários fatores se entrelaçam, faz-se necessário uma boa elaboração de planos, conscientes e exequíveis dentro da realidade da empresa, pessoas perfiladas em equipe cujos objetivos devam ser comuns.

A responsabilidade deve ser de todos, de forma responsável, na qual cada um dos envolvidos tenha sua parcela de comprometimento; se assim for, evitará que o barco (empresa/projeto) fique à deriva ou se contraponha aos objetivos gerais e estratégicos.

Controle

O controle permite a segurança, facilita a verificação e avaliação nas metas em andamento, se estão sendo cumpridas, através dos mecanismos necessários para respostas aos padrões predeterminados e de decisões que efetivem o andamento do processo. Nas situações anteriores, no controle houve a peculiaridade do conhecimento, do todo no projeto elaborado, desde seu planejamento estratégico, para que, em caso de necessidades de situações corretivas, possa operar de forma imediata e inconteste, evitando ocorrências fortuitas, imprevistas.

É possível, com o controle, abortar situações que conflitem com os objetivos, fazer correções no andamento do processo, ajustes de custos, retomarem a qualidade, normalmente se acompanha os fatos e acontecimentos em dado momento até o processo finalizado. O controle possibilita também a recondução à normalidade operacional e cumprimento das metas propostas, em caso de desvios, do desempenho e principalmente, o controle de atos e ações dos membros participantes. Vários são os controles que podem ser adotados pela empresa, sempre com a capacidade de gestão no processo, como operacional, estratégico, administrativo, produtivo, de qualidade e ambiental.